¿Dónde hacer la fiesta? - Parte II: Pedido de presupuesto

Una vez que decidimos que tipo de sede nos gustaría usar para la fiesta, hay que empezar a pedir el presupuesto, las condiciones de contratación y el plano del lugar (nos va a servir más adelante cuando estemos en la etapa de armar las mesas). Estos datos podemos pedirlos por mail y tener entonces un primer filtro. En base a estos presupuestos elegimos las sedes que más nos gusten, y concretamos una visita al lugar, sería bueno verlo "desarmado", y luego verlo también ya preparado para una fiesta.

En el caso de los hoteles de 4 y 5 estrellas, el presupuesto va a ir acompañado del detalle del banquete con sus costos. Esto es así porque en este tipo de sedes no se permite utilizar catering externo. En otras sedes, como salones o quintas y estancias, el presupuesto también puede incluir una propuesta con el catering con el que ellos trabajan normalmente, pero esto no quiere decir que sea exclusivo.

En las condiciones de contratación se debería incluir:

• La validez de la cotización, es decir, el tiempo por el cual son válidos los costos que nos pasaron
• Servicios y personal que incluyen en el costo total
• Las formas de pago, cuánto es el porcentaje para reservar el lugar y en qué momento debe pagarse la totalidad
• Políticas de garantía, devolución y cancelación
• Cantidad de horas incluidas en la cotización, es decir, duración máxima del evento, fracción (cuánto te cobran si te pasas "x" cantidad de tiempo)
• Si tienen seguros para invitados y empleados (ART). La ART que ofrecen va a ser para empleados del lugar, no para proveedores externos, que deberían tener la propia
• Ingreso de proveedores externos al lugar: si está permitido, en qué horarios, por dónde
• ¿Que pasa si varía el número de invitados?, ¿con cuánto tiempo de anticipación hay que avisarlo?, ¿hay una cantidad base?. La cantidad base es la cantidad mínima de invitados por la que hay que pagar, por ejemplo, en un salón que tiene una cantidad base de 100 invitados, si los invitados son 85, de todos modos hay que pagar por los 100.
• Restricciones propias del lugar
• Gastronomía (si es exclusiva o se puede tercerizar)

No todas las condiciones de contratación van a tener todos estos datos incluidos, con lo cual seguramente algunos de estos puntos va a haber que preguntarlos específicamente (mejor por mail, para quedarnos con la constancia por si no queda incluido en el contrato, siempre hay que tener en mente que a las palabras se las lleva el viento). En algunos casos mandan el presupuesto sin las condiciones de contratación, en estos casos hay que insistir y reclamarlas, son muy importantes.